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       好久沒有寫寫Office系列的教學文了,今天設計嵐就來個實用性相當高的報表製作教學,這個練習設計嵐分兩階段來介紹,首先來示範Excel好用的『驗證』功能,一方面可以檢驗資料內容輸入是否正確、一方面還可以加快資料輸入的效率喔!咱們一起來學吧!

1.首先先開啟Excel,輸入如下的資料(內容可以自訂,輸入儲存格的位置也可以依需求改變)。

1.jpg 

此報表的重點內容在於右手邊的兩項清單內容『產品』以及『客戶』,大家練習時可以參考輸入。

2.首先介紹好用的『日期』資料驗證,請先點選A欄位以選取一整個A欄。

2.jpg 

3.執行『資料』→『驗證』。

3.jpg 

4.在『設定』頁籤中選擇允許儲存格中輸入『日期』類型資料。

4.jpg

5.接著根據需求設定條件,在此設計嵐用『介於』的條件,設定只允許輸入11月份的日期。(設定如下)

5.jpg  

6.設定日期的條件範圍(設定如下),完成後按下『確定』。

6.jpg 

7.接著可以在A欄位中任一儲存格輸入日期資料,如果輸入條件以外的日期,將會出現錯誤訊息。

7.jpg 

8.出現錯誤訊息如下,按下『重試』進行修改。

8.jpg 

9.只有驗證條件範圍內的日期,才可以被輸入在A欄儲存格中。

9.jpg 

以上就是『日期』類型的資料驗證功能。

10.接著介紹超好用的『清單』驗證,可以快速輸入固定的資料內容,首先一樣選取整個B欄。

11.jpg 

11.同樣執行『資料』→『驗證』。

12.jpg 

12.在『設定』頁籤內選擇允許儲存格內輸入『清單』類型資料。

13.jpg 

13.點選『範圍選取鈕』進行清單範圍選取。

14.jpg 

14.從工作表畫面上框選清單範圍(在此將所有化妝品名稱選取)。

15.jpg 

框選完畢按下右邊按鈕回到設定畫面。

15.接著按下『確定』。

17.jpg 

16.此時點選B欄位中任一儲存格,將會出現下拉選單箭頭。

18.jpg 

17.從下拉選單中會出現所有清單內容項目,直接點選即可完成資料輸入。

19.jpg 

18.而同樣的『客戶名稱』欄位的驗證設定,聰明的各位應該會設定了吧!請自行試試看喔!

21.jpg 

設定完成畫面如下:

22.jpg 

      也就是說只要遇到像這種內容固定的資料輸入,只要先將所有資料找個位置輸入,接著透過清單驗證就可以快速輸入了!是不是很好用呢?

19.接著來示範其他的資料驗證應用,請選取整個D欄位。

23.jpg

20.同樣執行『驗證』動作,在設定畫面中選擇『整數』類型。

24.jpg 

21.由於商品的訂購一定是整數而且至少要買一個以上,所以我們如此設定:

25.jpg  

如此就可以確保『數量』欄位的資料不會輸入奇怪且錯誤的內容了。

       以上就是Excel資料驗證功能的應用,這是一個在商業報表上很實用的技巧,大家有需求可以學起來,至於剩下的『價格』以及『合計』欄位的部份,就留待下回分曉,設計嵐將會介紹好用的函式給大家喔!

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設計嵐 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(11) 人氣()


留言列表 (11)

發表留言
  • ting
  • 我也要來學學..謝謝分享 ^^
  • 百合
  • 訂貨單製做經由你詳細的介紹就比較容易上手
    下次有機會也來學學看
    謝謝分享
  • C & J
  • 很有用的教學… 感謝分享!^ ^
    以前都沒想到要學會怎麼做這種,現在終於懂了… 3Q!
  • asami
  • 老師你也太巧了吧
    我今天剛好用到耶XDD
    讚喔
  • Shih Lu Ting
  • 老師你也太巧了吧
    我今天剛好用到耶XDD
    讚喔
  • 這叫『心有靈犀』..??..XD

    設計嵐 於 2010/11/29 19:51 回覆

  • 亞希斯&鬼扯愛
  • 亞:蘭大~恭喜你先前參加我所舉辦的FunP哈部落抽獎活動中獎囉,
    http://yoshice.pixnet.net/blog/post/22281865
    煩請你來我的部落格留下悄悄話,將你的聯絡方式、地址以及收件者告知我一下,
    至於FunP的紅利點數我已經轉過去了,有空的話可以去查收一下^^
  • @@"....我中獎了!!??......這.....這.....太驚訝了!!!不會吧!!???

    設計嵐 於 2010/11/29 19:48 回覆

  • 米菲
  • 很實用的功能唷 XD
  • 真的嗎???謝謝誇獎..^^..

    設計嵐 於 2010/12/03 19:29 回覆

  • 好吃家
  • 對J2大有幫助!!!

    謝啦

  • 不客氣!!..^^

    設計嵐 於 2011/01/04 19:44 回覆

  • oeoeo77
  • 太棒了~我苦於和excel不熟悉!!
    多謝老師!!!
  • 不客氣!!.^^.有問題歡迎一起討論喔!!

    設計嵐 於 2011/01/04 19:41 回覆

  • rinoal
  • 如果產品名稱後,再多一個相對的容量清單,這要如何做?到時價格的函數是以and去做串接嗎??
  • jing
  • 謝謝分享,又學到一招好用的工具
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