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       今天設計嵐來分享一個基本而重要的文書處理技巧-合併列印,這個功能基本上是學習文書處理能力的人一定會學到的技巧,但也是許多人屢學不會的一個『瓶頸』,今天設計嵐特別挑出來做教學,讓各位一次學會,如此也才能真正地說自己擁有文書處理的能力。而Word的合併列印功能提供了信件、標籤、信封等等的快速列印動作,本篇設計嵐以『信件』為介紹對象。

    所謂的『合併列印』是指匯入清單資料表的欄位內容,快速建立大量的列印文件,舉凡有固定內容的文件(ex.成績單、喜帖等等),搭配完整的資料表內容,就可以完成合併列印的動作。

1.先依據需求建立主文件,並且完成美化以及格式設定。

1.jpg 

2.點選『郵件』標籤→點選『啟動合併列印』→『信件』功能。

2.jpg 

3.jpg 

3.接著點選『選取收件者』→『鍵入新清單』功能。

4.jpg 

4.接著會看到以下設定畫面,點選『自訂欄位』進行欄位設定。

5.jpg 

5.利用『新增』、『刪除』以及『重新命名』等功能進行欄位設定,請依照主文件內容來設定適當的欄位。

6.jpg 

6.以這份成績單為例,我們需要以下的欄位:

7.jpg 

欄位設定完成後按下『確定』。

7.接著開始依欄位輸入每一筆資料,在輸入過程中可以按下鍵盤上的TAB鍵進行欄位切換。(在此我輸入五筆資料做說明)

8.jpg 

輸入完成按下『確定』會進入存檔畫面。

8.將清單檔案進行儲存。

9.jpg 

9.完成清單建立後開始進行『合併欄位』的插入,先將插入點游標放在主文件中適當處,接著點選『插入合併欄位』,選取合適的欄位插入。

10.jpg 

10.依序完成所有合併欄位的插入動作,畫面如下:

111.jpg 

11.接著可以點選『結果預覽』圖示進行合併結果預覽。

12.jpg 

12.如果預覽結果沒有錯,就可以『完成與合併』→『編輯個別文件』動作了。

13.jpg 

13.設定合併列印的紀錄範圍(在此我選『全部』)。

14.jpg 

設定完成按下『確定』。

14.最後就會得到一份合併列印完成的新文件,結果如下

15.jpg 

善用合併列印的功能是不是可以快速建立需要大量列印的文件呢?

 

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『嵐設』-設計教學部落

設計嵐 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(23) 人氣()


留言列表 (23)

發表留言
  • 殷暗
  • 我還真不會這招...(掩面
  • 乖~~別哭..^^....看完這篇文章您也會嚕~~~>/////<...

    設計嵐 於 2011/02/19 11:07 回覆

  • porta
  • 很實用~感謝老師分享~
  • 不客氣~~我會更努力更新部落格的!!^^

    設計嵐 於 2011/02/18 19:08 回覆

  • 焰狼
  • 好棒!!
    不學起來不行>"<
  • 這功能真的實用!!確實可以學一下..^^

    設計嵐 於 2011/02/18 19:06 回覆

  • MONG
  • 给嵐大一個讚!
  • 感謝啦..^^..好久不見阿~~我開始努力更新我的部落格了!!!

    設計嵐 於 2011/02/18 19:04 回覆

  • 訪客
  • 上課中,感謝老師
    這篇非常實用啊

    我有加老師好友了^^
  • 謝謝您的誇獎~~我會更努力寫文章的..^^..
    我也會去將您加入好友的~~~
    歡迎持續經營部落格喔~~~有問題歡迎來討論!!!

    設計嵐 於 2011/02/18 19:04 回覆

  • ocrder
  • 給老師一個讚

    加入好友囉
  • OK~~~^^...我會去加入您的~~~希望您可以持續經營部落格喔~~有問題歡迎來討論!!!

    設計嵐 於 2011/02/18 19:03 回覆

  • helen2011
  • 很實用,謝謝
  • 謝謝您的誇獎~~

    設計嵐 於 2011/02/18 15:45 回覆

  • 虎媚
  • 老師ㄉ教學部落格真的讓我受益很多,
    謝謝老師!
  • 不客氣!!..^^...請持續努力經營部落格~~~有問題歡迎隨時討論喔.^^

    設計嵐 於 2011/02/18 15:44 回覆

  • ting
  • pixnet有一個缺點
    就是不能收藏好文

  • 耶??對耶~~~~確實沒這功能..><....真的可惜~~~

    設計嵐 於 2011/02/18 19:01 回覆

  • 虎媚
  • 我要如何向老師請教任何電腦操作問題ㄋ?
  • 您可以透過每篇文章下方的『迴響』留言給我或是在部落格右上角區塊加入Facebook粉絲團,在粉絲團進行留言,我都可以回答喔..^^...

    設計嵐 於 2011/02/18 18:58 回覆

  • 米咕
  • 老實說...
    我用的方法有點不一樣
    可能我是用2003的
    不過結果是一樣的
    呵呵
  • 當然嚕~~Word歷經多次改版~~在介面上有很大的變革~~所以不同版本即使是相同功能操作上也是有所不同!!!不過結果正確就好..^^..

    設計嵐 於 2011/02/20 18:59 回覆

  • 許惠湄
  • 老師這篇正好合用太棒了
  • 感謝支持..^^...很高興對您有用!!!

    設計嵐 於 2011/02/20 18:58 回覆

  • C &amp; J
  • 以前好像有看書上的步驟用過…
    可是小J 覺得好複雜ㄛ,記不起來… (羞…)
    今天在看一次老師介紹,希望可以記得起來囉… ^ ^
  • 一定沒問題的.^^..按照我的步驟做!!保證成功喔~~加油!!操作過程有問題歡迎來討論喔!!!

    設計嵐 於 2011/02/20 18:58 回覆

  • ☆故事☆
  • 學起來囉~
    嵐大
    謝拉~
  • 別客氣~~^^

    設計嵐 於 2011/02/22 16:11 回覆

  • 風箏
  • 這招以前有人教過我
    但是久不用又忘了
    謝謝分享
  • 好久不見喔~~我又回來更新部落格了..^^..感謝支持喔!!!

    設計嵐 於 2011/02/22 16:11 回覆

  • 訪客
  • 我也學起來了 謝謝版大!! ^____^
  • 不客氣..^^

    設計嵐 於 2011/03/03 00:49 回覆

  • 小金宛
  • 雖然不常用這功能, 不過有需要時卻很實用, 謝謝!
  • phantometeor
  • 您好~我覺得您的部落格非常實用,想加您為好友,請問您的帳號是?抱歉因為我不確定啦^^a謝謝您啦
  • 謝謝您的肯定~~我的帳號是kav68795..^^

    設計嵐 於 2011/05/27 21:05 回覆

  • 訪客
  • 這招考證照的時候有交 只是考完就忘了 因為沒什麼在用...
  • 訪客
  • 我想在一張a4的紙內,做六欄,每一欄裏面均印兩種相同的資料,我有300個人的資料,每一個人的資料要一張A4,這樣你了解嗎?要怎麼做?謝謝不吝賜教。
  • 訪客
  • 您好!我需要有好心人教我合併列印收件人姓名地址的部分,可以教我嗎?😊
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